HOME>注目記事>場合によって方法を変えるのも手段の一つです

情報が漏れないように確実に移行しよう

資料

企業における文書管理は近年、多くの経営者等の頭を悩ませる要因となっています。長年の蓄積により保管場所に困るという事はもちろん、何者かに持ち出されて不正に利用される等の被害も考えなければなりません。そんな悩みを持つ企業がそれらを解決するために急ピッチで進めているのが、文書の電子化です。電子化をすれば収納スペースや持ち出しの問題解決はもちろん、紙代等のコスト削減にもつながります。そうしたツールの基本的な使い方としては、まず電子化したい文書をスキャンし、それをPCに取り込みます。それを希望の形式のファイルにし、文書のジャンルごとに分けて管理するという事が可能です。最近では文書を検索システムで簡単に探せるという機能が付いたものもあり、便利さがより増しています。ただ、社内にそうしたツールを使いこなせる者が居ないと嘆く人もいるかもしれません。その際には、電子化サービスを行う業者に依頼をしましょう。技術的な信頼度はもちろんの事、サービス内容柄、プライバシーに関する認定を取得している等セキュリティ面がしっかりしている所も多いです。

コスト面等の比較も進めよう

コンサル

企業内にある膨大な文書を電子化するという際には、コスト面も考えて方法を選択する必要もあります。まず、文書電子化ツールを導入して作業を行う場合ですが、料金体系はツールごとにまちまちです。初期費用がかかる所と無料の所、月額費用も固定の所やユーザー数により違う所とそれぞれ大きな違いがあります。中には無料お試し版を提供している所もあるので、それらを有効活用して選びましょう。その際には、電子化のスピードやツールに不慣れな人でも容易に操作出来るか等、多角的に見て選ぶようにしてください。業者に依頼する際には、真っ先にプライバシー管理に関する認定を取得しているかどうかを確認しましょう。それに加えて、情報セキュリティマネジメントに関する認定を得ているとなお良いです。そしてそれから料金体系や、実際利用した企業からの評判等を確認していくようにしましょう。