HOME>ホットトピックス>紙とは違ってどんな点がポイントになるのか

長所はどんなところにあるのか

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企業が文書を電子化すると様々なシーンで恩恵が及び、そのうちの一つが保管のシーンです。紙の文書のケースでは、保管を行う場合はそのためのスペースを確保しなければなりません。加えて、紙の量が増加すると新たなスペースが発生し、置場所について考えていかなければならなくなります。しかし、電子化を行えば保管スペースを確保する必要がなくなるので、置場所を探さずに済みます。さらに、電子化によって文書が増えても新たに保管場所を考えなくてもよくなり、次々に追加できるので便利です。

業務上でも利点となる

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文書を電子化しておけば、パソコンを持っていれば時間帯や場所に関係なく閲覧が可能です。また、社員が休みであったとしても電子化しておけば休暇明けに出勤した際にチェックできるのでメリットになります。他にも、ウェブ上で保管しておけば必要になった時に印刷を行って紙に出力ができるため便利です。つまり、ハイテクとローテクどちらにも対応できるので、その時々の状況によって使い分けができます。そして、文書をメールに添付して別の人に送れる点もまた電子化によるメリットの一つとなります。理由は、所属部署や勤務場所が違っていても労働時間内ならばいつでも送信できるためです。